居宅介護支援事業所の運営指導（実地指導）──「あの書類、ちゃんとありますか？」に備えるために

はじめに ── 運営指導の通知が届いたときの「あの気持ち」

「運営指導の実施について」──自治体からこの通知が届いた瞬間、胃がキュッとなった経験はありませんか。

日々の業務に追われるなかで、「書類は整っているだろうか」「あの利用者さんのモニタリング、抜けていないだろうか」と不安がよぎります。ケアマネジャーとして利用者さんのために真剣に仕事をしていても、記録や手続きの「形」が問われる運営指導は、やはり緊張するものです。

この記事では、居宅介護支援事業所の運営指導について、確認されるポイントや、よくある指摘事項を整理します。「何を見られるのか」がわかれば、必要以上に構えなくて済みます。

そもそも「運営指導」って何？ ── 以前の「実地指導」との違い

まず名称についてです。かつて「実地指導」と呼ばれていたこの制度は、令和4年度（2022年度）から「運営指導」に名称が変わりました。

名称が変わった理由はシンプルです。オンライン会議ツールを使った指導も認められるようになり、必ずしも「実地（現場）」で行うとは限らなくなったためです。ただし、多くの現場ではこれまでどおり事業所に指導員が訪問する形で行われています。

運営指導は、指定の有効期間（6年間）に少なくとも1回以上実施されることになっています。利用者さんのケアプランを定期的にモニタリングするのと同じように、行政が事業所の運営状況を定期的に確認する仕組みです。

運営指導で確認される3つの柱

運営指導では、大きく分けて3つの内容が確認されます。ケアマネジメント・プロセスに例えると、それぞれの役割がわかりやすくなります。

つまり、「利用者さんへのサービスは適切か」「事業所の体制は基準どおりか」「請求は正しいか」の3点です。

人員基準 ── 「うちの配置、大丈夫？」

介護支援専門員の配置

居宅介護支援事業所では、利用者数に応じた介護支援専門員の配置が求められます。

令和6年度の改定により、配置基準が見直されました。

• 原則：要介護者の数＋（要支援者の数×1/3）が44またはその端数を増すごとに1人
• 逓減制の上限を45件に引き上げる場合は、事務員の配置が必要

管理者の要件

管理者は原則として主任介護支援専門員であることが求められます。

ただし、経過措置があります。2021年3月31日時点で主任ケアマネでない方が管理者である事業所では、その方が管理者である限り、令和9年（2027年）3月31日まで猶予されています。

運営基準 ── ケアマネジメント・プロセスの「形」が問われる

運営指導で最も細かく確認されるのが、ケアマネジメント・プロセスに関する記録です。あなたが日々行っている業務そのものですが、「やっている」ことと「記録に残っている」ことは別物として見られます。

ケアプラン作成プロセスの確認ポイント

以下の点が確認されます。

• アセスメントを利用者の自宅で行っているか（記録から場所がわかるか）
• ケアプランに介護保険サービス以外の社会資源も位置づけているか
• サービス担当者会議を新規作成時・変更時・更新時に開催しているか
• モニタリングを月1回以上実施し、記録しているか

重要事項説明書

利用申込者またはその家族に対して、重要事項説明書を交付・説明し、同意を得ているかが確認されます。署名や同意日付の記載漏れは、意外と見落としがちなポイントです。

令和6年度から完全義務化された4つの措置

令和6年4月1日から、以下の4つが経過措置なしの完全義務となりました。運営指導では重点的に確認されます。

1. 虐待の防止のための措置（委員会の開催、指針の整備、研修の実施）
2. 身体的拘束等の適正化のための措置（委員会の開催、指針の整備、研修の実施）
3. 業務継続計画（BCP）の策定
4. 感染症の予防及びまん延防止のための措置

これらが未実施の場合は、基本報酬の減算対象となります。BCPについては、令和7年3月31日までは感染症対策の指針整備等を行っていれば減算が猶予されていましたが、現在はその猶予も終了しています。

よくある指摘事項 ── 「ここ、抜けていませんか？」

実際の運営指導で指摘されやすいポイントをまとめます。どれも「やっているつもり」でも記録上の不備として指摘されるものです。

モニタリング関連（最も多い指摘）

• 月1回以上の訪問によるモニタリングが実施されていない月がある
• オンラインモニタリングを活用している場合でも、2か月に1回以上は訪問が必要
• モニタリング結果の記録が1か月以上抜けている場合は運営基準減算の対象

ケアプラン関連

• 第1表の「利用者及び家族の生活に対する意向を踏まえた課題分析の結果」の記載が不十分
• ケアマネジメント・プロセスの日付の整合性が取れていない（アセスメント→担当者会議→プラン交付の順番と日付）
• 誤字脱字（変換ミスなど）

サービス担当者会議関連

• 新規作成時や変更時に開催していない（またはその記録がない）
• 要介護度の更新認定時に開催していない
• やむを得ず会議を開催できない場合の照会記録が不十分

運営基準減算の対象となる3つのケース

以下に該当すると運営基準減算が適用されます。

1. 新規ケアプラン作成時や変更時に、利用者の自宅を訪問して面接していない
2. サービス担当者会議を開催していない（新規・変更時）
3. 月1回以上の訪問によるモニタリングを実施していない

特定事業所加算を算定している事業所は、ここも確認される

特定事業所加算を算定している事業所では、加算の算定要件を満たしているかも確認されます。令和6年度改定で要件が一部変わっています。

主な変更点

運営基準減算に係る要件が削除されたことで、毎月の確認作業の負担は軽減されましたが、新たに多様な課題への対応力が求められるようになっています。

運営指導に向けた準備 ── 3つのステップ

通知が届いてから慌てないために、日頃からできることを3つに絞ってお伝えします。

ステップ1：ケアマネジメント・プロセスの日付を確認する

ケアプランごとに、アセスメント→サービス担当者会議→ケアプラン交付の日付が時系列で整合しているか確認します。日付の前後関係がおかしいと、プロセスを踏んでいないと判断される可能性があります。

ステップ2：モニタリング記録の抜けをチェックする

全利用者について、月1回以上のモニタリング訪問と記録が抜けている月がないか確認します。特に、年末年始や繁忙期に抜けが生じやすいので注意が必要です。

ステップ3：義務化された4つの措置の書類を揃える

虐待防止、身体拘束適正化、BCP、感染症対策の4つについて、委員会の開催記録、指針、研修記録が揃っているか確認します。これらは令和6年度から減算対象となっており、運営指導では重点的に確認されます。

令和8年度の動向 ── 処遇改善加算の対象拡大

令和8年6月に予定されている臨時介護報酬改定では、居宅介護支援も処遇改善加算の対象に含まれる方向で検討が進んでいます。

これまで居宅介護支援事業所は基準上介護職員が配置されていないため、処遇改善加算の対象外でした。対象となった場合、加算の算定要件を満たしているかが今後の運営指導でも確認される可能性があります。動向を注視しておきましょう。

まとめ ── 運営指導は「日々の業務の棚卸し」

運営指導は、事業所にとって緊張する行事ですが、見方を変えれば日々の業務を振り返る機会でもあります。

通知が届いてから準備を始めるのではなく、月に一度の「自主点検」を習慣にすることで、運営指導は怖いものではなくなります。あなたが日々、利用者さんのために行っているケアマネジメントを、きちんと記録に残すこと。それが最大の準備です。